Seabery Augmented Technology, multinacional líder en el desarrollo de soluciones de Realidad Aumentada aplicadas al sector educativo, ha confiado en Zimaltec Soluciones para mejorar su proceso de solicitud de pedidos de compra a través de la tecnología SharePoint Online.
Seabery cuenta en su plantilla con más de 90 profesionales, ofreciendo sus soluciones a gobiernos, instituciones educativas y grandes corporaciones industriales distribuidas en más de 75 países de los 5 continentes.
Necesidad
Para Seabery Augmented Technology, era muy importante mejorar el proceso de solicitud de los pedidos en su organización.
Anteriormente, los pedidos de compra se gestionaban a través de correos electrónicos y carpetas compartidas, dificultando su localización y obligando a realizar una búsqueda manual con la pérdida de tiempo que esto implicaba. Debido a su rápida expansión y aumento de la demanda, la falta de agilidad en la identificación de los pedidos, empezó a ser un gran problema en el departamento de compras, siendo de vital importancia una alternativa que dinamizase este proceso.
Solución
Después de las correspondientes sesiones de consultoría tecnológica, Zimaltec Soluciones ha implantado una solución para optimizar sus procesos de solicitud, seguimiento y aprobación de los pedidos de compra.
Para ello, ha implementado tecnología SharePoint Online con un desarrollo en PowerApps y Power Automate. Esto ha permitido en primer lugar, pasar de forma segura toda la información desde su antiguo servidor de ficheros a la nube, y, en segundo lugar, desarrollar un flujo de creación, aprobación y seguimiento de las órdenes de compra.
Para mejorar este proceso, se ha integrado SharePoint Online con Dynamics 365 Business Central, realizando una sincronización de los datos con el objetivo de evitar la duplicidad de información.
Teniendo en cuenta el flujo actual de solicitudes de pedidos de Seabery, se ha plasmado un mapa online automatizado donde se puede ver en tiempo real el estado de cada solicitud.
Todos los procesos de aprobación se realizan a través de Approvals, que llegan al correo electrónico y a las herramientas de trabajo cotidiano como Teams. De este modo, se puede revisar, aprobar y rechazar fácilmente las solicitudes de compra desde cualquier dispositivo y ubicación.
Este desarrollo ofrece a los usuarios introducir solicitudes de pedidos de compra con toda la documentación relacionada de manera sencilla, dejando a un lado todos los problemas que interferían en la tramitación de estos pedidos. El sistema se encarga de almacenar en la nube esta documentación de forma organizada y segura.
“Estamos muy satisfechos y agradecidos con todo el apoyo y profesionalidad que nos ha brindado el equipo de Zimaltec. Su atención personalizada nos ha permitido solucionar todos nuestros retos en la gestión de pedidos, pudiendo dar una respuesta rápida y eficaz a nuestros clientes".
Juan Muñoz Llabrés. Director of Finance
Resultado
Al tener un control total de los procesos de compra, Seabery ha conseguido mejorar la gestión interna de su empresa. La automatización en la nube simplifica enormemente la actividad diaria de la organización, ahorrando gran cantidad de tiempo y, sobre todo, de recursos humanos. Entre todos los beneficios de este caso de éxito podemos destacar:
- Aumento del 100% de la productividad de la empresa.
- 100% de eficacia en los pedidos de compra.
- Reducción del estrés laboral de sus trabajadores en un 40%.
- Reducción en un 70% en los tiempos de respuesta a los clientes.
- Ahorro de casi 1 tonelada de papel al año, convirtiéndose en una empresa más sostenible y responsable con el medio ambiente.
En definitiva, cualquier empresa debería contar con la mejor tecnología para comenzar su transformación digital. SharePoint Online es mucho más que un gestor documental, es la plataforma definitiva de colaboración y gestión empresarial.
Permite personalizarla y desarrollarla según las necesidades de cada empresa, sin olvidar que ayuda a optimizar el trabajo diario de los diferentes departamentos de una organización.
SharePoint Online es el 60% de la transformación digital en una empresa. Si necesitas más información o te gustaría ser el próximo caso de éxito, no dudes en ponerte en contacto con Zimaltec Soluciones.