La Inteligencia Artificial (IA) está muy presente en nuestro día a día. Podemos encontrarla en nuestras redes sociales, nuestro smartphone, en nuestro correo electrónico cuando un email se etiqueta como Spam automáticamente, incluso en cualquier marketplace o plataforma audiovisual que nos recomienda productos o servicios según nuestras preferencias.
A pesar de vivir en plena era digital, cuando hablamos de Inteligencia Artificial en las empresas, existen muchos frenos que obstaculizan su desarrollo como por ejemplo, la creencia de que está solo al alcance de las grandes empresas, que implementarla supone un coste muy elevado para la organización o la falta de conocimiento en esta materia.
Hoy en día es mucho más sencillo de lo que parece. Existen diferentes plataformas y programas que incluyen IA para ayudar a los usuarios a gestionar y automatizar procesos de manera sencilla. Nos gustaría explicaros qué es la Inteligencia Artificial y las ventajas que ofrece.
¿Qué es la Inteligencia Artificial y por qué es tan importante?
La Inteligencia Artificial consiste en un conjunto de tecnologías desarrolladas con la capacidad de simular el procesamiento del cerebro humano mediante máquinas y sistemas informáticos. Puede percibir, comprender, actuar y aprender, teniendo como objetivo facilitar procesos y análisis de manera autónoma y natural como lo haría una persona.
De ahí la gran importancia que supone actualmente contar con IA como acelerador de los procesos en la actividad comercial de una empresa. Invertir en IA representa una oportunidad que ofrece muchas posibilidades, como por ejemplo, analizar datos en tiempos real, desarrollar productos a medida, personalizar mensajes comerciales o cambiar la experiencia de compra del cliente.
Pero no solo debemos centrarnos en la parte comercial, sino que además es una potente tecnología de gestión interna empresarial. Ofrece reducir los márgenes de error, mejorar y agilizar la toma de decisiones, aumentar la productividad de los trabajadores y permite dedicar tiempo a otras tareas más importantes.
Ventajas de la Inteligencia Artificial
- Ayuda a tomar decisiones: Gracias a su capacidad para comprender y predecir la información, puede analizar datos de manera similar a como lo haría un ser humano, ayudando a tomar decisiones de manera inteligente.
- Automatiza procesos: Mediante máquinas y softwares inteligentes muchas tareas pueden programarse y llevarse a cabo con el menor tiempo y esfuerzo posible, lo que implica un incremento de la productividad debido a que los trabajadores pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes.
- Ahorro en tiempo y costes: La Inteligencia Artificial no solo ahorra tiempo y costes en procesos de producción industrial, sino que también lo hace en cualquier tipo de negocio. Automatizar tareas rutinarias permite priorizar tiempos y recursos en aquellas tareas que realmente generan valor para las empresas, lo que se traduce en ahorro de costes.
- Aprende de errores: Incorpora Machine Learning, que le permite desarrollar conocimiento por cuenta propia sobre cualquier tema, generando así una capacidad de autosuficiencia. Gracias a esta capacidad de aprender, cuando comete errores los registra en su sistema informático y se asegura de que no vuelva a repetirlos.
- Aumenta la seguridad: Contar con IA nos garantiza unos elementos de seguridad y privacidad incorporados en su diseño. Como hemos dicho, cuenta con aprendizaje automático que le permite también afrontar inteligentemente las amenazas y dar una respuesta a ellas, protegiendo siempre los datos. También hay IA especializada en ciberseguridad que evita ciberataques, pero sobre todo, la automatización de procesos ayuda a reducir el riesgo de errores que puedan desencadenar problemas de seguridad.
Como hemos visto, la Inteligencia Artificial es clave para la innovación y automatización de procesos. Con la rápida digitalización las cargas de trabajo en los departamentos TI han aumentado notablemente en gran medida, concretamente por la complejidad de los actuales entornos en la nube para muchas empresas. Por lo que es necesario automatizar procesos para reducir la cantidad de tiempo dedicado a las tareas de mantenimiento.
Microsoft ha estado pensando sobre esta problemática. Si otras industrias han adoptado el uso de Inteligencia Artificial para automatizar sus procesos, ¿cómo podrían hacer algo similar para su cliente de Microsoft 365 que usa principalmente SharePoint?
La respuesta es SharePoint Syntex, una plataforma de contenido basada en Inteligencia Artificial y aprendizaje automático donde poder realizar clasificaciones de documentos de manera automática.
SharePoint Syntex. Inteligencia artificial al alcance de cualquier empresa
SharePoint Syntex es el nombre de la plataforma de gestión de contenido basada en Inteligencia Artificial de Microsoft. El objetivo es ampliar la experiencia humana, automatizar el procesamiento de contenido y transformar contenido en conocimiento.
Actualmente cuando cargamos un documento en nuestra biblioteca de SharePoint, debemos introducir manualmente el tipo de contenido que se trata y los metadatos necesarios para poder filtrarlos posteriormente.
Syntex permite enseñar a SharePoint a procesar documentos para clasificarlos automáticamente, evitando realizar de manera manual tareas de actualización, administración y organización de la plataforma.
¿Cómo funciona SharePoint Syntex?
Como hemos visto, Syntex nos permite enseñar a SharePoint cómo debe organizar y administrar el contenido de manera rápida y eficiente. Cuando cargamos cualquier documento en la biblioteca de contenido, la Inteligencia Artificial de Syntex escanea automáticamente el documento y lo almacena en el modelo de datos, clasificándolo y aplicando los metadatos apropiados para categorizarlo.
Para que pueda realizar este proceso, las personas que realizan estas tareas rutinarias deben enseñar a Syntex cómo leer el contenido de la misma manera que la hacen ellos mismos. Puede parecer complejo este procedimiento, pero podemos explicarlo siguiendo 3 funcionalidades:
1. Comprensión de contenido
Cualquier organización genera grandes cantidades de documentación completamente diferente, como puede ser facturas, contratos o manuales. Por lo que es muy importante enseñar a Syntex cómo diferenciar y clasificar esta información correctamente para que lo haga de manera automática.
Para ello debemos comenzar a entrenar a Syntex con archivos de muestra, su configuración predeterminada requiere que subamos 5 ejemplos de archivos positivos y uno negativo, aunque cuantos más se agreguen mayor será la precisión.
Una vez subidos los archivos se deben crear explicaciones del contenido para entrenar a Syntex, para ello, la propia plataforma realiza preguntas sobre el tipo de archivo y contenido que hay en el interior, su etiquetación y hasta incluso dónde puede localizar fechas dentro del documento.
2. Procesamiento de contenido
Una vez que comprende la información, debe procesarla. En muchas ocasiones necesitamos encontrar información en SharePoint y extraerla en un Excel o a una base de datos. Debido a ello, SharePoint Syntex permite clasificar contenidos automáticamente para procesar formularios, facturas y órdenes de compra, por ejemplo, permitiendo reconocer valores comunes de documentos estructurados como fechas, nombres o direcciones con el objetivo de agilizar los procesos.
3. Cumplimiento de contenido
Una vez que la plataforma está lista para comprender y procesar la información, el siguiente paso es mantener nuestros archivos seguros. Para ello, puede proteger y administrar el contenido para cumplir con las directivas de seguridad y confidencialidad, controlando en todo momento el ciclo de vida de los archivos y los derechos de accesos que existen sobre ellos.
Beneficios de SharePoint Syntex
La cantidad de contenido e información que hay en un ERP o en una organización es infinita. Contar con un sistema de administración de contenido es clave para sacar mayor provecho a toda esta información.
SharePoint Syntex puede organizar, extraer y agrupar archivos para acceder a conocimientos que anteriormente eran complicados de localizar, sin olvidar que gracias a su IA etiquetará el contenido que se ingresa en el sistema evitando que caiga esta responsabilidad en el trabajador consiguiendo ahorrar horas de trabajo.
En definitiva, automatizar los procesos de gestión y administración interna de una empresa, permite centrarse en lo que realmente es importante. De este modo, conseguimos reducir los tiempos y costes de la misma manera que incrementa la rentabilidad.
En Zimaltec Soluciones somos Microsoft Partners y expertos en servicios de implementación y desarrollo a medida de SharePoint. Le ayudamos a sacar el mayor potencial a esta plataforma para poder automatizar todos los procesos de gestión y colaboración, no dudes en contactar con nosotros.