Caso de éxito: Cómo transformar la fuerza de ventas con Dynamics 365 Sales

BeePlanet Factory es una empresa navarra que diseña y fabrica sistemas de almacenamiento de energía a partir de baterías, combinando hardware propio con servicios de gestión energética a través de su EMS (Energy Management System). En pleno proceso de crecimiento y expansión, la compañía detectó la necesidad de profesionalizar su área comercial, mejorar la eficiencia de su red de ventas y obtener una visión centralizada y en tiempo real del estado de sus oportunidades.

Situación de partida

Antes de abordar el proyecto con Zimaltec, BeePlanet gestionaba su actividad comercial con herramientas no integradas:

• Uso de hojas de cálculo y correos electrónicos.
• Falta de priorización en los leads y oportunidades.
• Poca trazabilidad de las interacciones comerciales.
• Tiempo excesivo dedicado a tareas administrativas repetitivas.
• Ausencia de indicadores actualizados que permitieran tomar decisiones estratégicas.

Esta situación provocaba ineficiencias operativas y una gestión comercial basada más en la intuición que en los datos.

Solución

Zimaltec propuso la implantación de Microsoft Dynamics 365 Sales, configurado y adaptado a los procesos y estructura de BeePlanet. La solución se articuló en tres ejes:

1. Centralización de toda la información comercial en una única plataforma accesible desde cualquier dispositivo.
2. Automatización de procesos clave, como la creación de tareas, seguimiento de oportunidades, envío de propuestas o alertas por inactividad.
3. Implementación de dashboards personalizados que mostraban en tiempo real los KPIs más relevantes: conversión de leads, duración del ciclo de ventas, distribución por canal y región, etc.

El proyecto se desplegó en 8 semanas, incluyendo migración de datos, personalización del flujo comercial, formación a usuarios y acompañamiento en la adopción.

Objetivos

Lo más importante para BeePlanet era disponer de una herramienta que permitiera centralizar toda la información comercial y que ofreciera una visión clara y en tiempo real de la actividad del equipo de ventas.

El objetivo era, por un lado, mejorar el seguimiento de las oportunidades de negocio mediante indicadores clave que permitieran analizar el rendimiento por producto, región y representante, y, por otro lado, reducir las tareas manuales que consumían tiempo y podían inducir a errores, como el registro de interacciones o la gestión de propuestas comerciales.

El equipo también identificó la necesidad de incorporar un asistente inteligente como Copilot, que les permitiera optimizar la priorización de leads y mejorar la calidad de las interacciones comerciales sin que el equipo tuviera que realizar análisis exhaustivos, lo cual incrementaría la productividad.

Además, la solución debía ser escalable y flexible, permitiendo incorporar otras funcionalidades en el futuro, como herramientas de análisis avanzado o atención postventa.

El reto

El principal reto no era solo tecnológico, sino cultural y organizativo: pasar de una gestión basada en el esfuerzo individual a una plataforma estructurada y compartida. Para lograrlo, fue clave la implicación del equipo comercial desde el inicio, junto con una formación práctica y personalizada impartida por Zimaltec.

Entre todas las funcionalidades que se desarrollaron dentro de Microsoft Dynamics 365 Sales podemos destacar:

• Lead scoring automático, basado en criterios como volumen potencial, sector o historial de interacción.
• Automatización de seguimientos, avisos por inactividad y creación de tareas recurrentes.
• Generación rápida de propuestas comerciales y trazabilidad de documentos enviados.
• Paneles personalizados por rol, accesibles desde escritorio y dispositivos móviles.
• Historial de cliente centralizado, con registro unificado de visitas, llamadas, correos y oportunidades.
• Alineación de Copilot con los procesos comerciales para adaptar el asistente a las necesidades específicas de BeePlanet, permitiendo que aprendiera de las interacciones comerciales y ofreciera recomendaciones cada vez más personalizadas.

Estas funcionalidades permitieron que el equipo comercial ganara en eficiencia, priorización y capacidad de análisis, todo dentro de un entorno amigable y adaptado a su operativa diaria.

Resultados

Al poder visualizar en tiempo real y de manera mucho más ágil y operativa todos los datos relacionados con su actividad comercial, BeePlanet ha conseguido mejorar significativamente en la toma de decisiones estratégicas que aportan mayor valor al negocio.

El resultado de la implantación de Microsoft Dynamics 365 Sales se traduce en los siguientes beneficios concretos:

• Mejora de la eficacia en la toma de decisiones, gracias a una visión global del pipeline y del rendimiento comercial.
• Ahorro de tiempo administrativo, al eliminar tareas manuales como el registro de actividades o la generación de informes.
• Mayor foco del equipo comercial, que ahora puede dedicar más tiempo a las oportunidades de mayor valor, gracias a las recomendaciones inteligentes de Copilot.
• Mayor trazabilidad y control, lo que ha facilitado la supervisión y la planificación de acciones a medio plazo.

Testimonios

En definitiva, cualquier empresa con actividad comercial debería contar con una herramienta que permita gestionar eficazmente sus procesos de venta, priorizar oportunidades y tomar decisiones basadas en datos reales.

Microsoft Dynamics 365 Sales, potenciado por Copilot, ofrece una solución completa, escalable y adaptable a las necesidades específicas de cada organización.

Si desea más información o le gustaría ser el próximo caso de éxito, no dude en contactar con Zimaltec Soluciones.