A partir del 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo (DeCA) para el transporte público de mercancías por carretera a nivel nacional deberá generarse obligatoriamente en formato digital.
Esta nueva obligación no afecta únicamente a las empresas de transporte, sino también a fabricantes, distribuidores, mayoristas y otras organizaciones que contratan servicios de transporte para enviar sus mercancías. Todas ellas deberán revisar sus procesos y adaptar sus sistemas informáticos para generar, almacenar y facilitar el acceso al nuevo documento electrónico.
A continuación, explicamos qué exige la nueva normativa y cómo adaptar un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central para generar y gestionar el DeCA sin añadir procesos manuales ni duplicar información.
¿Qué es el Documento electrónico de Control Administrativo o DeCA?
El Documento electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA, es el documento que permite acreditar y controlar la realización de determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
Su función es recoger los datos esenciales de la operación para que puedan consultarse durante un control administrativo: quién contrata el transporte, qué empresa lo realiza, qué mercancía se transporta, desde dónde, hasta dónde, cuándo se realiza el servicio y qué vehículo se utiliza.
No debe confundirse con la carta de porte. El DeCA tiene una finalidad administrativa, mientras que la carta de porte documenta la relación contractual entre las partes.
Como hemos adelantado, la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, ha establecido que el documento de control deberá ser necesariamente digital desde el 5 de octubre de 2026.
¿A qué empresas y transportes afecta el DeCA?
Uno de los errores más habituales es pensar que esta obligación solo afecta a las empresas de transporte. Sin embargo, la normativa atribuye responsabilidades tanto al transportista efectivo como al cargador contractual, es decir, a la empresa que contrata directamente el transporte. Por tanto, el DeCA puede afectar a:
- Empresas de transporte y operadores logísticos.
- Fabricantes que contratan transportistas para entregar sus productos.
- Empresas industriales con expediciones de mercancías.
- Distribuidores y mayoristas.
- Empresas de retail y gran distribución.
- Organizaciones que trasladan mercancías entre centros o almacenes mediante un transportista contratado.
- Cualquier otra empresa que actúe como cargador contractual en un transporte público de mercancías.
Existen determinados servicios exentos, como algunos transportes de paquetería de reducido tamaño, las mudanzas o los transportes realizados íntegramente con medios propios.
Además, los transportes internacionales quedan fuera del ámbito del DeCA. Cuando el origen y el destino se encuentran en países distintos, se utiliza la documentación establecida en los convenios internacionales correspondientes.
¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas informáticos para adaptarse a esta nueva normativa?
La normativa establece que las aplicaciones utilizadas para gestionar el DeCA deben permitir:
- Generar el documento antes del inicio efectivo del transporte.
- Crear un PDF nativamente digital, no escaneado, con un tamaño máximo de 5 MB.
- Incorporar un código QR asociado a una URL única y segura.
- Permitir la descarga directa del documento durante una inspección.
- Registrar la fecha y hora de creación y de las modificaciones.
- Garantizar la disponibilidad, integridad y trazabilidad de la información.
- Conservar los documentos durante al menos un año.
- Facilitar una copia al conductor en formato electrónico o impreso.
Para cumplir estos requisitos, la empresa necesita conectar la información de sus expediciones con un sistema capaz de generar, custodiar y mantener actualizado cada documento.
¿Cómo ayuda un ERP como Dynamics 365 Business Central a cumplir con el DeCA?
La mayoría de los datos necesarios para generar el DeCA ya se encuentran registrados en el ERP: albaranes, transportistas, lugares de origen y destino, mercancías, pesos y fechas de expedición.
Generar el documento desde Microsoft Dynamics 365 Business Central evita trasladar esta información manualmente a otras plataformas, reduce posibles errores y permite integrar el cumplimiento normativo en los procesos habituales del almacén y del departamento de administración.
Para conseguirlo, Business Central debe contar con una extensión capaz de transformar esos datos en un documento válido y gestionar su almacenamiento, trazabilidad y consulta.
Zimaltec DeCA: la extensión para Business Central que simplifica el cumplimiento
Zimaltec DeCA es una extensión creada para Microsoft Dynamics 365 Business Central que permite generar y gestionar el Documento electrónico de Control Administrativo desde el propio ERP.
No se trata de una aplicación independiente ni de un simple generador de códigos QR. La extensión se incorpora a Business Central como una parte más del sistema, por lo que la empresa puede continuar trabajando con sus albaranes y expediciones sin modificar su operativa habitual.
Zimaltec DeCA utiliza los datos ya registrados en el ERP para preparar el documento, validar su contenido, generar el PDF con su código QR y custodiarlo para que pueda consultarse durante una inspección.
La solución combina la información de Business Central con un servicio de almacenamiento seguro en el entorno Microsoft Azure, manteniendo todo el proceso dentro del ecosistema tecnológico de Microsoft.
¿Cómo funciona Zimaltec DeCA en el día a día?
El funcionamiento de Zimaltec DeCA se integra de forma natural en la actividad del almacén:
- El equipo registra el albarán de venta o el envío de traslado en Business Central.
- Zimaltec DeCA recupera los datos necesarios sobre el cargador, el transportista, el origen, el destino, la mercancía y el peso.
- El usuario añade las matrículas del vehículo y del remolque cuando sea necesario.
- La extensión valida la información y comprueba que no falte ningún dato obligatorio.
- Se genera el PDF con su código QR y se almacena de forma segura.
- El conductor recibe el documento en formato electrónico o mediante una copia impresa.
Durante una inspección, el agente puede escanear el QR y descargar directamente el DeCA vigente, sin usuarios, contraseñas ni pasos adicionales.
Principales ventajas de Zimaltec DeCA
Integración con Business Central
La extensión funciona dentro del ERP y utiliza la información que la empresa ya registra en sus procesos diarios.
Sin duplicar datos
El equipo no necesita volver a introducir la información del transporte en una plataforma externa, reduciendo tiempo y posibles errores.
Validación de la información
Antes de emitir el documento, el sistema comprueba que estén cumplimentados los datos necesarios para generar el DeCA.
Generación del PDF y el código QR
Zimaltec DeCA crea un documento nativamente digital con una dirección web única que permite su consulta directa durante una inspección.
Trazabilidad de los cambios
Las modificaciones realizadas durante el transporte quedan registradas, conservando la información anterior, la fecha y el motivo del cambio.
Custodia documental en Microsoft Azure
Los documentos y sus versiones se almacenan de forma segura, facilitando su consulta y conservación durante el periodo establecido por la normativa.
Adaptación sin procesos complejos
La generación del DeCA se incorpora al registro habitual de albaranes y expediciones, sin obligar a la empresa a cambiar su forma de trabajar.
Adapte Business Central antes del 5 de octubre de 2026
La llegada del DeCA digital obliga a muchas empresas a revisar cómo generan y gestionan la documentación de sus transportes. Sin embargo, la adaptación no tiene por qué implicar nuevas plataformas, duplicidad de tareas o procesos más complejos.
Con Zimaltec DeCA, su empresa puede integrar la generación y gestión del documento directamente en Microsoft Dynamics 365 Business Central, aprovechando los datos que ya forman parte de su operativa diaria.
En Zimaltec analizamos sus procesos logísticos, configuramos la extensión y le ayudamos a preparar Business Central para cumplir con la nueva obligación.
Contacte con nuestro equipo y adapte su ERP al DeCA digital antes del 5 de octubre de 2026.