SharePoint

Columnas calculadas en SharePoint

SharePoint nos ofrece un repertorio de columnas predefinidas para utilizar en nuestras listas

18/06/2018
Columnas calculadas en SharePoint

¿Qué son las columnas calculadas?

SharePoint nos ofrece un repertorio de columnas predefinidas para utilizar en nuestras listas, como, por ejemplo del tipo: ‘texto’, ‘usuario’, ‘búsqueda’, ‘taxonomía’, ‘Sí/No’, ‘fecha’, ‘elección’, ‘calculadas’… En versiones de SharePoint on-premise tenemos la posibilidad de crear nuestros propios tipos de columnas también y añadirlas a cualquier lista de nuestro entorno. Sin embargo, en SharePoint Online esto no es posible, ya que es necesario el uso de código del lado del servidor.

Las columnas calculadas por norma general se construyen consumiendo información de otras columnas y se programan con un lenguaje similar a las fórmulas de Excel desde la interfaz de usuario, por lo que no es necesario tener conocimientos de desarrollo para crearlas. Estas columnas las podremos utilizar en las vistas que muestran información de la lista, nunca para dar de alta un elemento o para editarlo. 

¿Cómo funcionan en realidad, se renderizan en tiempo de ejecución?

Inicialmente se puede pensar que cuando creamos una columna calculada en una lista, el valor se calculará cuando entremos en la lista y nos mostrará un valor u otro en función de nuestra fórmula.

Esto no es así, en realidad esta información se guarda en base de datos, y esto es una ventaja tanto a la hora de usar el motor de búsqueda de SharePoint como al utilizar columnas de búsqueda; ya que tenemos más opciones para cubrir necesidades de la empresa sin necesidad de un desarrollo adicional.

Como contra, debemos tener mucho cuidado cuando actualicemos la fórmula de una columna calculada, tenemos que tener presente en qué ámbito la estamos modificando:

  • Si modificamos la columna a nivel de colección de sitios, actualizaremos la fórmula de todas las listas que tienen asignada esta columna en este entorno.
  • Si modificamos la columna a nivel de sitio, actualizaremos la fórmula de todas las listas que utilicen esta columna en este sitio.
  • Si modificamos la columna a nivel de lista, los valores se actualizarán únicamente en esta lista, permitiendo múltiples fórmulas para diferentes listas dentro del mismo sitio web con la misma columna calculada.

¿Para qué las necesito?

Tenemos que tener presente que las columnas calculadas que definamos podremos utilizarlas también como refinadores con nuestro motor de búsqueda, si por ejemplo guardamos la fecha de los documentos que generamos y creamos una columna de búsqueda ‘año’ y otra ‘mes’, podremos utilizar estas columnas para buscar por ‘año’ y por ‘mes’ también, sin necesidad de utilizar ningún filtro adicional en la búsqueda.

En cuanto a las columnas de búsqueda, pueden ser útiles para combinar varias columnas en una, y hacer así que el seleccionable tenga más información. Por ejemplo, el identificador de la lista a la que apunta y un nombre amigable. Es posible que parte de nuestros usuarios prefieran buscar por el identificador y otros por el nombre, en función de cómo trabajen con la información y del área a la que pertenezcan.

También se pueden utilizar para agrupar información en vistas de listas, podríamos por ejemplo agrupar la información por ‘año’, para ayudar a que la información se presente de una forma más visible.

Limitaciones

Las columnas calculadas tienen las siguientes limitaciones:

  • Hay campos que son especiales y no se pueden utilizar, como por ejemplo el campo ID. No podríamos generar campos calculados concatenando el identificador del registro con otra columna, ya que únicamente se actualizarían los registros que ya existen, pero la plataforma no será capaz de asignar el identificador para los registros nuevos.
  • En principio no se les puede asociar código JavaScript o HTML, así que no pueden sustituir la tecnología JSLink.
  • Si nuestro sitio tiene múltiples idiomas, no es posible mostrar información diferente en función del idioma que tenga configurado el usuario.
  • Las fórmulas cambian en función del idioma con el que se crea la colección de sitios. Por ejemplo, la documentación de las formulas está en inglés y la separación de acciones es con coma ‘,’. Sin embargo, si se utiliza la colección de sitios en castellano la separación es punto y coma ‘;’, porque la coma representa un número con decimales.
  • No podemos extender la funcionalidad que tienen, únicamente podemos utilizar las funciones de Excel que nos proporciona Microsoft.
  • Sólo se pueden probar desde la interfaz de usuario, no se pueden validar desde un IDE.

Ejemplo

Creamos una columna de Fecha para una lista y posteriormente una columna Año para asociar la fórmula que calcule la fecha. En nuestro caso, comprobará si esta columna tiene alguna fecha seleccionada, en el caso de que sí, nos mostrará el año de la fecha.

  • Creamos la columna y seleccionamos que debe ser de tipo Calculado:
Columnas calculadas - ejemplo - 1
  • Creamos la fórmula para el campo, si no tiene valor no debe mostrar nada y si tiene mostramos el año:
Columnas calculadas - ejemplo - 1
  • Ahora en nuestra lista tenemos el año de cada registro que hemos insertado:
Columnas calculadas - ejemplo - 1
  • Podemos utilizarlo para manipular las vistas, por ejemplo, para agrupar por año:
Columnas calculadas - ejemplo - 1

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