A diario en una empresa se crean, se reciben y se utilizan un alto volumen de documentos, entre los que podemos encontrar facturas, albaranes, contratos y un largo etc. Para que no se den accidentes como extravíos, documentos traspapelados o documentos incompletos, es necesario una supervisión y un orden.
Pero empecemos por el principio: ¿Qué es la gestión documental?
La respuesta es que “La gestión documental es el conjunto de normas que permiten gestionar los documentos que se crean y reciben en una organización con el fin de poder organizarlos, preservarlos, recuperarlos y extraer su información en el momento en que sea necesario”.
Esta serie de normas no es algo nuevo, ya se hacía, y se hace, con los documentos en formato físico, en papel. El trabajo de archivo es muy importante para las empresas ya que hay documentos que deben ser preservados largos periodos de tiempo por motivos fiscales y legales, así como otros que son necesarios para justificar otro tipo de operaciones y tienen un periodo de vida algo más corto.
Siendo pragmáticos, estos archivos, aunque (muy) necesarios, son costosos de mantener, ya no sólo por el alquiler/compra del suelo que ocupan este tipo de habitaciones (todos tenemos en mente la imagen de habitaciones de estanterías hasta el techo llenas de carpetas donde el “caos” campa a sus anchas y donde localizar una factura puede llevar sin problemas una hora) si no también por el coste de uno, o varios, profesionales afanados en localizar, organizar y preservar los documentos que se van sucediendo a lo largo del día, cuando podrían estar realizando tareas administrativas más productivas para la compañía.
Además hay que tener en cuenta que una fuga de agua, o en el peor de los casos un incendio, puede dejarnos completamente desprotegidos al no tener copia alguna.
Como solución drástica podemos pensar en la oficina sin papel. Concepto acuñado por el presidente de Xerox, George E. Pake, en 1975, donde vaticinaba que en 20 años los trabajadores podrían consultar documentos desde el ordenador.
Y éste, es un punto de inflexión interesante, la entrada de las TIC en el mundo empresarial en general, y en la gestión documental en particular.
Éstas, no sólo tienen un coste menor que el archivado físico (el alquiler/compra de un metro cuadrado es, por descontado, mucho más caro que el precio de 1 GB), si no que facilitan enormemente la gestión documental. Este formato ocupa un pequeño espacio digital en sistemas de almacenamiento que, a su vez, ocupan un pequeño porcentaje de la superficie de la que necesitan los archivos físicos mencionados anteriormente. Además, los documentos digitales son más sencillos de modificar, compartir e incluso de realizar una copia de seguridad (en una nube, por ejemplo).
Pero volviendo a la organización y recuperación de los documentos, la facilidad que nos otorga el formato digital radica en los metadatos, datos intrínsecos a los documentos que permiten archivarlos correctamente con el fin de ser encontrados más adelante, en el momento en que sean necesarios.
Aun así, no sólo vale con que los metadatos de los documentos sean correctos, si no que es necesario establecer una serie de normas y reglas aplicadas a los mismos, para que las tareas de la gestión documental permitan esta facilidad a la hora de almacenar, organizar y recuperar los documentos de nuestra compañía. Y eso sólo se obtiene con una plataforma de gestión adecuada para llevar a cabo estas acciones.
Herramientas como Sharepoint permiten llevar a cabo la gestión documental de las empresas gracias a sus bibliotecas de documentos (entre otras utilidades), donde la edición y gestión de los metadatos facilita las tareas administrativas de archivo y organización, así como la recuperación de los archivos para su modificación o consulta.
Pero Sharepoint no sólo se queda ahí, dado que la herramienta permite una conexión y comunicación total a muchos más niveles con los usuarios y sistemas empleados en la compañía, pero ese…es ya otro capítulo.