La comunicación en el puesto de trabajo es algo que damos por sentado hoy en día y que por tanto no nos paramos a
pensar de dónde viene esta facilidad a la hora de comunicarnos con nuestros compañeros dentro de la empresa.
Para ver de dónde viene esta comodidad hay que tener en cuenta tres hitos en el trabajo colaborativo: la aparición
del teléfono, la aparición de internet y la aparición de los dispositivos móviles (smartphones).
Antes de la llegada del teléfono a las empresas, tenías que estar en la misma habitación con tus compañeros de
trabajo si querías comunicar tus ideas en tiempo real.
Lo mismo pasaba antes de la llegada de internet al
entorno empresarial. Para trabajar en nuevas ideas, proyectos o documentos debías estar en el mismo edificio que
tus compañeros para poder llevar a cabo el trabajo.
Y antes de la llegada de los dispositivos móviles, trabajar
de manera remota era tremendamente complicado.
Hoy en día contamos con todas estas tecnologías de la comunicación, pero por sí solas siguen sin resolver el
problema que nos ocupa: el trabajo colaborativo.
Mediante el uso de estas tecnologías, las herramientas colaborativas permiten a los trabajadores poder comunicarse
entre ellos, editar un mismo documento entre varias personas y trabajar de manera remota desde diferentes
localizaciones, todo ello en tiempo real.
Aun así, no todas las personas que componen la empresa tienen las mismas necesidades, ni trabajan de la misma
manera, ni con los mismos dispositivos, por lo que es tremendamente necesario que estas herramientas sean
multiplataforma para poder adaptarse a las necesidades específicas de cada trabajador.
Office 365 permite llevar a cabo un trabajo colaborativo integral mediante una amplia suite de aplicaciones ofimáticas, así como herramientas colaborativas basadas en sitios web accesibles mediante el navegador de internet.
Al ser un servicio en la nube, la principal ventaja que ofrece Office 365 es que siempre va a estar actualizado, lo que permite al usuario trabajar siempre con la última versión de la aplicación. Otra de las ventajas de trabajar en la nube es el pago por suscripción, esto permite a la empresa pagar únicamente por los usuarios reales que utilizan las aplicaciones.
Estas herramientas permiten una colaboración total de los trabajadores permitiendo crear grupos personalizados dentro de las mismas, así como trabajar de manera colaborativa en la edición de documentos.
Mejoran el trabajo en equipo dando la posibilidad de crear y compartir archivos con cualquier persona en tiempo real, proporcionando una mayor organización a los equipos de trabajo y agilizando tareas mediante flujos de trabajo que permiten automatizar procesos, lo que a fin de cuentas se traduce en una mejora global de la productividad gracias a una administración más eficaz de las relaciones de los equipos, tanto entre ellos como con los clientes.
Puede conocer más a fondo estas herramientas aquí.