La cadena de academias England´s College, líder en Soria en la enseñanza de idiomas, ha confiado en Zimaltec Soluciones para realizar su proceso de transformación digital.
El reto era crear un sistema de gestión hecho totalmente a medida con unos requerimientos que se salen de las funcionalidades propias que ofrece un ERP estándar. Todo ello incluyendo un gran número de procesos colaborativos y gestión documental.
El equipo de Zimaltec Soluciones hizo uso de la base tecnológica que ofrece SharePoint Online de la mano de otras tecnologías punteras como ASP.NET Core y Blazor, acompañado de plataformas low-code como Power Apps y Power Automate.
Situación inicial
England´s College tenía la necesidad prioritaria de mejorar el sistema de gestión de sus academias y comenzar a trabajar en un entorno completamente digital y automatizado.
Por un lado, toda la documentación generada por las academias se almacenaba en carpetas dentro de un servidor de archivos, sin más información que el nombre de los ficheros y las carpetas en las que se encontraban. Esta estructura destacaba por la ausencia de metadatos que facilitasen la búsqueda de la información.
Por otro lado, al no disponer de un ERP, su sistema de gestión estaba basado en la cumplimentación de varias Excel donde registraban toda la información relativa a la academia. Al trabajar únicamente con estas hojas de cálculo, se identificaron claramente los siguientes problemas:
- Elevada inversión de tiempo para gestionar la actividad diaria.
- Ausencia de una base de datos relacional y centralizada.
- Información poco fiable, redundante e imprecisa.
- Dificultad de explotación de la información para obtener datos analíticos de negocio.
- Escasas posibilidades de automatización y generación de procesos colaborativos.
Solución
Lo más importante para England´s College era conseguir un sistema eficiente de control académico, donde se implementase una mejora continua de sus procesos corporativos a través de la tecnología.
Para ello, desde Zimaltec Soluciones desarrollamos un sistema de gestión global a medida, con una estructura escalable para cubrir todas las necesidades actuales y futuras de England´s College.
¿Cómo logramos su transformación digital a medida?
Consultoría de procesos
El equipo de Zimaltec Soluciones analizó en profundidad la forma de trabajar de England´s College, detectando los puntos de mejora a través de diversas sesiones de consultoría.
Se elaboró un exhaustivo Análisis Funcional con todos los detalles del proyecto, que tras ser contrastado con England´s College, se validó para su desarrollo e implementación.
Microsoft 365
Uno de los primeros pasos a nivel tecnológico fue implantar Microsoft 365 y migrar el sistema de correo a Exchange Online, el servicio de correo electrónico en la nube de Microsoft. Entre las ventajas que ofrece, caben destacar sus altas prestaciones, la integración con el resto de las herramientas de Microsoft y la seguridad más alta de las herramientas de su categoría.
SharePoint Online
En base a la información obtenida en las sesiones de consultoría, se definió una estructura de sitios en SharePoint Online para albergar toda la documentación existente y servir como base para una herramienta de colaboración corporativa.
Además, se crearon grupos de usuarios y niveles de permisos con el objetivo de tener un control total de los accesos y poder colaborar con usuarios externos sin miedo a que los datos sensibles de la compañía pudieran quedar expuestos.
ERP a medida.
Se determinó que no había ningún ERP que se adaptase de forma estándar a la forma de trabajar de England´s College, por lo que se plantearon dos posibilidades: Implementar un vertical desarrollado sobre Business Central, o desarrollar un ERP totalmente a medida.
Después de evaluar los pros y los contras, se seleccionó la segunda opción, teniendo un peso importante sobre la decisión el ahorro en licencias mensuales que supone la suscripción al ERP cloud de Microsoft.
La clave de la creación de un sistema de gestión eficiente reside en definir correctamente los repositorios de datos donde se va a almacenar la información resultante de la actividad diaria de la empresa.
Por este motivo, se creó un modelo de datos relacional en SharePoint Online para almacenar toda la información de forma centralizada y hacerla accesible a través de conexiones online a las diferentes interfaces de usuario.
Interfaces de usuario
Zimaltec Soluciones implementó diferentes UI para que los usuarios pudiesen interactuar con el ERP de forma fácil y segura.
El primer tipo de interfaz consistió en el desarrollo de formularios personalizados de SharePoint Online, mediante el uso de Power Apps y SPFX.
Con estas tecnologías se implementaron funcionalidades enriquecidas que no se incluyen de forma estándar en los formularios de SharePoint Online.
El segundo tipo de interfaz consistió en varias aplicaciones web desarrolladas con ASP.NET Core y Blazor, para implementar módulos funcionales necesarios para coordinar procesos formativos en tiempo real y ofrecer funcionalidades específicas para el profesorado.
De este modo, se implementó un sistema de calendarios online conectado a diferentes entidades del ERP para mostrar toda la información sobre grupos, aulas, alumnos, asistencias y reportes de comportamiento. Todo ello accesible desde las tabletas y smartphones de los profesores, en tiempo real y a través de una interfaz muy fácil e intuitiva.
“El equipo de Zimaltec Soluciones ha contribuido de forma clave en nuestro proceso de transformación digital. Gracias al desarrollo e integración de tecnologías punteras para la gestión diaria de nuestro negocio, hemos conseguido solventar con éxito todos nuestros obstáculos".
Laura Garijo Baigorri. Directora de England`s College.
Resultado
England´s College ha completado con éxito su proceso de transformación digital. Al mejorar sus flujos de trabajo y tener un control total de todos sus datos y documentos, han conseguido mejorar notablemente la gestión interna de la academia.
Con la implantación de un sistema de gestión hecho completamente a medida, pueden tramitar toda su actividad diaria desde un mismo sistema y tener acceso remoto a través sus dispositivos móviles.
El resultado de su sistema se define destacando los siguientes beneficios:
- Ahorro de tiempo mensual de más de 120 horas de gestiones manuales.
- 100% de control académico.
- 100% de eficacia en la gestión de sus horarios.
- Aumento en un 80% en la productividad de sus trabajadores.
- Reducción del estrés laboral de sus trabajadores en un 40%.
- Optimización en un 90% de las tareas administrativas.
- Mejora de sus procesos colaborativos en un 85%.
En definitiva, como hemos podido comprobar, SharePoint Online es mucho más que un gestor documental. Hemos logrado desarrollar un ERP hecho completamente a medida y fácilmente escalable utilizándolo como base tecnológica.
SharePoint Online es parte fundamental del proceso de transformación digital de cualquier empresa. Si necesita más información o le gustaría ser el próximo caso de éxito, no dude en contactar con Zimaltec Soluciones.